ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โซลูชันที่ตอบโจทย์เพื่อองค์กร!

สร้าง กระบวนการทางธุรกิจ (Workflow) ให้ลื่นไหล ด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ จบปัญหาการบริหารงานเอกสารที่บกพร่อง เพื่อกติดปีกให้กับธุรกิจได้ลุยอย่างเต็มกำลังในยุคดิจิทัล

อย่าปล่อยให้งานเอกสารต้องเป็นสิ่งเดียวที่ยังจมอยู่กับยุคอนาล็อก เพราะการทำงานยุคใหม่เขาเปลี่ยนเป็น Paperless เพื่อความง่ายในการจัดส่งแและดำเนินการกันหมดแล้ว! นอกเหนือจากนี้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เอง ก็ยังมีประโยชน์อีกมากในด้านของความปลอดภัย และวันนี้เราจะพาไปสำรวจประโยชน์ และข้อควรพิจารณาที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์โดยใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กัน เลื่อนลงไปอ่านได้เลย

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Document Management System) คืออะไร?

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอกนิส์ หรือที่เรียกกันว่า Document Management System/DMS นั้น คือระบบช่วยบริหารและจัดการเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลอย่างครบวงจร โดยมีหลักการทำงานที่ช่วยตอบสนองจุดประสงค์ด้านการสนับสนุนงานเอกสารเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ จัดการ ตลอดจนการช่วยติดตามเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

ด้วยองค์ประกอบการทำงานนี้แหละ ที่ทำให้ออฟฟิศยุคใหม่เริ่มตัดสินใจหันมาใช้งาน เพื่อให้สอดคล้องกับเวิร์กโฟลว์ในปัจจุบันที่ทุกอย่างก็ดูจะกลายเป็น Paperless ไปเสียหมด แม้กระทั่งการติดต่องานเอกสารกับคู่ค้าก็ตาม นอกหนือจากนี้ยังตอบสนองต่อวิสัยทัศน์การทำธุรกิจอย่างยั่งยืน ทั้งต่อตัวองค์และสภาพแวดล้อม เพราะระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ธุรกิจลดภาระค่าใช้จ่ายในส่วนของงานเอกสารได้ลงอีกมาก แถมยังรับผิดชอบต่อสังคมด้วยการประหยัดและใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุด นี่จึงเป็นรากฐานอันดีของการเริ่มต้นปรับเปลี่ยนองค์กรสู่กลยุทธ์ Digital Tranformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการทำเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วย DMS

• ดำเนินงานได้อย่างคล่องตัว

ด้วยเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติที่ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นคอร์หลักในการช่วยขับเคลื่อน ทำให้สามารถลดขั้นตอนการทำงานเอกสารแบบซ้ำ ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว โดยไร้กังวลเรื่องข้อผิดพลาด แถมยังช่วยลดปัญฆาคอขวดจากงานเอกสารที่มากองกันอยู่ที่เดียว

• ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น งานเร็วขึ้น

ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ DMS ช่วยเนี่ยแหละ จึงทำให้งานที่ออกมามีความสมบูรณ์แบบและได้ประสิทธิภาพสูง ตอบโจทย์ทุกความต้องการของทุกภาคส่วน ลดการแทรกแซงจากพนักงาน ทำให้องค์สามารถบรรลุกระบวนการทำงานที่รวดเร็วและจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีคุณภาพ

• ส่งเสริมประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกันแบบขั้นสูง

ด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีฟังก์ชันการทำงานแบบครบวงจร จึงช่วยให้องค์กรสามารถจัดเตรียมแพลตฟอร์มส่วนกลาง เพื่อรองรับการทำงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการแชร์เอกสาร การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร ตลอดจนการแจ้งเตือนเพื่อติดตามงานตามเวลาจริง ซึ่งทั้งหมดนี้ก็จะช่วยให้พนักงานสามารถติดตามงานเอกสาร รวมถึงให้ข้อเสนอแนะได้ดีมากขึ้นนั่นเอง